國際交流處是華中科技大學(xué)舉辦國際會議的歸口管理單位，負(fù)責(zé)我校舉辦的國際會議的審核、報批及有關(guān)管理工作?，F(xiàn)就國際會議的分類、預(yù)報、申報、注意事項、會議總結(jié)等事項做如下說明：

一、會議類別

     1. 小型自然科學(xué)技術(shù)類國際會議：不涉及敏感政治問題，外賓人數(shù)30人以下的小型自然科學(xué)技術(shù)類國際會議。

      2. 一般性國際會議

     （1）外賓人數(shù)在100人以下或會議總?cè)藬?shù)在400人以下的一般性國際會議

     （2）外賓人數(shù)在300人以下或會議總?cè)藬?shù)在800人以下的自然科學(xué)領(lǐng)域的專業(yè)或?qū)W術(shù)性國際會議。

    3. 重大國際會議

     （1）聯(lián)合國下屬機(jī)構(gòu)和各專門機(jī)構(gòu)的大會與特別會議；

     （2）聯(lián)合國系統(tǒng)以外的政府間和非政府間重要國際組織的大會與特別會議

     （3）事關(guān)我核心利益、涉及重大敏感問題以及重要國際問題的國際會議；

     （4）外賓人數(shù)在100人以上或會議總?cè)藬?shù)在400人以上的社科類國際會議，以及外賓人數(shù)在300人以上或會議總?cè)藬?shù)在800人以上的自然科學(xué)技術(shù)專業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)或?qū)W術(shù)性國際會議；

     （5）外國政府正部長及其以上官員或前國家元首、政府首腦出席的高級別國際會議；

     （6）邀請黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人出席的國際會議。

二、國際會議的預(yù)報

   （一）擬舉辦“重大國際會議”的單位，須至少于對外承諾或宣布開會的前一年的9月在外事辦公信息平臺提交會議預(yù)報信息。

   （二）擬于上半年舉辦“一般性國際會議”，申請單位須于對外承諾或宣布開會的前一年9月15日前在外事辦公信息平臺提交會議預(yù)報信息；擬于下半年舉辦“一般性國際會議”，申請單位須于對外承諾或宣布開會的當(dāng)年2月15日前在外事辦公信息平臺提交會議預(yù)報信息。

   （三）預(yù)報信息由國際交流處匯總后報教育部初審。

   （四）外賓人數(shù)30人以下的小型自然科學(xué)技術(shù)類國際會議?？刹挥妙A(yù)報計劃，但必須按規(guī)定提前4個月報批。

三、國際會議的申報和審批

   （一）國際會議的申報：會議舉辦單位須在對外宣布至少4個月前提交書面申請。書面申請中如有組織機(jī)構(gòu)或會議名稱等的英文縮寫，須以中文加以準(zhǔn)確表述。凡涉及境外組織機(jī)構(gòu)參加國際會議，須在書面申請中對該組織做背景介紹。

   （二）申請人根據(jù)規(guī)定的時限，通過院系外事專辦員及時在校外事辦公信息平臺填報國際會議申報信息。

   （三）國際交流處在收到申報信息后三個工作日內(nèi)對申報進(jìn)行網(wǎng)上初審。初審?fù)ㄟ^后，申請人即可網(wǎng)上打印《華中科技大學(xué)國際會議申報表》，由院系相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字審批，加蓋單位公章，報國際交流處審批。

   （四）會議申請單位根據(jù)規(guī)定的格式和內(nèi)容，草擬舉辦國際會議的請示、會議預(yù)算、參會人員名單等文件，將文件電子版一并通過電子郵件發(fā)送至指定電子郵箱。如系我校承辦，主辦單位需出具委托書及中文翻譯件。

   （五）國際交流處結(jié)合《國際會議申報表》及其它申報文件，擬文報主管校領(lǐng)導(dǎo)批示，并根據(jù)批示結(jié)果向教育部正式行文提交會議申請。

   （六）教育部根據(jù)申報材料對會議申請進(jìn)行審批，批復(fù)結(jié)果由國際交流處轉(zhuǎn)達(dá)申請單位。若審批過程中相關(guān)部門提出要求，申請人須及時提供有關(guān)補(bǔ)充材料。

四、注意事項

   （一）會議必須在申報單位所在地舉辦，不得“異地辦會”。

   （二）在獲得教育部正式會議批復(fù)前，任何單位和個人不得對外承諾舉辦會議、發(fā)布正式的會議通知或邀請。

   （三）主辦單位應(yīng)組織力量對與會代表提交論文進(jìn)行審查，對有政治性錯誤內(nèi)容的，應(yīng)及時要求更正或取消論文發(fā)表資格。會議內(nèi)容應(yīng)符合國際相關(guān)政策、不涉及政治敏感、熱點問題，沒有“一中一臺”、“兩個中國”的問題。

   （四）主辦單位應(yīng)遵守外事紀(jì)律，堅持內(nèi)外有別原則，嚴(yán)格遵守保密制度。在申辦或舉辦會議過程中不得做出超出授權(quán)范圍的會議安排或承擔(dān)額外的義務(wù)。涉及敏感及不明事宜，應(yīng)及時與學(xué)校國際交流處聯(lián)絡(luò)，不得隨意對外表態(tài)。

   （五）嚴(yán)格控制會期、會議規(guī)模和會議規(guī)格。不得為提高會議規(guī)格，隨意使用“峰會”、“國際論壇”、“首屆”等稱謂。嚴(yán)禁借辦會之名建立常設(shè)“秘書處”等機(jī)構(gòu)。

   （六）原則上不邀請學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出席國際會議及相關(guān)禮儀活動。若會議級別較高或擬邀請國內(nèi)、外重要人士參會，需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出席開幕式或招待會的，主辦單位須提前2周提出申請，并提交會議及嘉賓背景、大會議程等材料，由國際交流處協(xié)調(diào)安排相關(guān)事宜。

   （七）主辦單位應(yīng)盡早落實經(jīng)費、會場、各類必需設(shè)施及后勤保障，認(rèn)真仔細(xì)地做好會前各項準(zhǔn)備工作，做好各種突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案，確保與會代表安全；應(yīng)在會議正式開始前至少一個星期就會議的籌備組織情況、參會代表信息、會議日程安排等以書面形式告知國際交流處。

   （八）舉辦國際會議應(yīng)厲行節(jié)約，要依照同類國際會議的慣例按注冊費、論文集資料費、食宿費、專家講座費等項目，收取必要的費用，以會養(yǎng)會。

   （九）不得以盈利為目的，更不能為了得到外方贊助，而按外方要求舉辦國際會議或邀請國（境）外人員參加國際會議。

   （十）對部分高水平的國際學(xué)術(shù)會議，學(xué)校將予以適當(dāng)資助。具體資助辦法參照《華中科技大學(xué)“985工程”國際學(xué)術(shù)交流經(jīng)費“舉辦國際學(xué)術(shù)會議專項”實施辦法》。

五、會議總結(jié)報告

   （一）會議牽頭人須于會后一個月內(nèi)完成會議總結(jié)報告，寄交教育部《國際學(xué)術(shù)動態(tài)》刊登（地址：華中科技大學(xué)圖書館《國際學(xué)術(shù)動態(tài)》編輯部，郵編：430074），同時將總結(jié)報告電子文檔發(fā)送至國際交流處指定郵箱?！秶H學(xué)術(shù)動態(tài)》是由中華人民共和國教育部委托華中科技大學(xué)主辦的國際學(xué)術(shù)會議述評?？Ｗ鳛閲鴥?nèi)唯一的專門刊登國際學(xué)術(shù)會議述評、出國考察報告、國際合作項目進(jìn)展等內(nèi)容的刊物，其辦刊宗旨是“一人出國、大家受益”。該刊設(shè)有外事論壇、社科經(jīng)緯、基礎(chǔ)研究、熱點聚焦、學(xué)術(shù)前沿、專家建議、專題述評、項目合作、考察報告、交流互訪、主題報告等多種欄目，熱誠地歡迎廣大學(xué)者惠寄稿件，以廣泛宣傳國際學(xué)術(shù)交流與合作的成果。投稿請突出學(xué)術(shù)內(nèi)容，如會議主要報告的基本思想、當(dāng)前的研究熱點、學(xué)科發(fā)展趨勢等。該刊注重深刻與全面，不作任何字?jǐn)?shù)限制。

   （二）總結(jié)報告的內(nèi)容包括會議名稱、時間、地點、與會人員、主題、協(xié)辦單位和學(xué)術(shù)牽頭人等；

   （三）總結(jié)報告要詳寫會議學(xué)術(shù)內(nèi)容，包括國際上本學(xué)科的動向、趨勢、水平介紹和評價、與會國內(nèi)外著名學(xué)者的最新研究成果和動向等，結(jié)合會議交流信息，突出重點，側(cè)重創(chuàng)新，述評結(jié)合；

   （四）總結(jié)報告要說明會議反映出來的我國在該學(xué)科領(lǐng)域與國際水平的差距，存在的問題和建議、感受等，可概括寫出；

  （五）總結(jié)報告篇幅以3000～8000字為宜，可附上圖表，將其中的外文盡可能譯成中文；